Referent – S.P.C.L.E.P. Plenita

Nume: Calota
Prenume: Andrei-Lori
Data nasterii: 05.05.1983

•  Studii: Liceul teoretic C.S. Nicolaescu Plopsor Plenita
•  Experienta: 2007  si in prezent – Primaria Plenita, referent evidenta persoanelor

I. IDENTIFICAREA POSTULUI

1. Compartimentul :  Consiliul Local Pleniţa – S.P.C.E.P. Pleniţa

2. Denumirea şi codul postului : Referent

3. Poziţia postului în statul de organizare : 

4. Relaţii cu alte posturi :

relaţii ierarhice / funcţionale / de control :

• este subordonat direct Primarului/Secretarului comunei şi nemijlocit şefului Serviciului  care îi coordonează activitatea;
• colaborează cu D.P.C.E.P. Dolj, B.J.A.B.D.E.P. Dolj, S.P.C.E.E.P.S. Dolj, cu structurile   I.J.P. Dolj ,cu alte structuri ale M.A.I. pe plan local precum şi cu autorităţile administraţiei  publice locale ;

5. Definirea sumară a atribuţiilor postului :

• activităţi de ghişeu privind primirea şi soluţionarea cererilor de eliberare acte de identitate, paşapoarte, permise de conducere şi certificate de înmatriculare auto,
• actualizarea bazei de date locală privind domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor, comunicările de naştere, modificări şi deces primite de la oficiile de stare civilă,
• execută şi alte activităţi la ordinul şefului nemijlocit.

II. ATRIBUŢII CONFORM FIŞEI POSTULUI

Descrierea sarcinilor, indatoririlor si responsabilitatilor postului

Pe linia de evidenţă a persoanelor:

• primeşte, verifică, înregistrează şi soluţionează cererile cetăţenilor privind eliberarea/preschimbarea actelor de identitate
• urmăreşte şi răspunde de transmiterea de către primăriile din raza de competenţă a comunicărilor privind născuţii vii, decedaţii şi alte modificări în statutul civil al persoanelor. Completează lunar graficul privind situaţia acestor comunicări şi asigură transmiterea acestuia la D.P.C.E.P. Dolj;
• execută verificări şi cercetări pentru punerea în legalitate cu acte de identitate pentru prima dată a persoanelor majore;
• actualizează baza de date privind domiciliul, reşedinţa, actele de identitate ale cetăţenilor, comunicările de naştere, deces şi modificări pentru persoanele cu domiciliul în raza de competenţă;
• întreţinerea tehnicii de calcul din dotarea serviciului;
• efectuează deplasări la centrele de producţie acte de identitate în vederea tipăririi acestor documente;
• execută verificări în baza de date şi comunică datele privind persoana fizică către solicitanţi;     
• asigura si raspunde de securitatea stampilelor serviciului precum si a dispozitivului de aplicare a timbrului sec
• gestioneaza carnetele de carti de identitate provizorii si autocolantele pentru viza de resedinta.
• recepţionează si transmite  sefului serviciului public comunitar de evidenta corespondenta electronica, realizata prin reţeaua intranet a Consiliului judeţean Dolj;
• inregistreaza toate cererile in registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, in conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
• raspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare si inscrise in formulare;
• asigura inregistrarea intrarii/iesirii tuturor documentelor si clasarea acestora in vederea arhivarii;
• repartizeaza corespondenta, o preda dupa executarea operatiunilor de inregistrare in registrele special destinate;
• expediaza corespondenta;
• asigura primirea si inregistrarea petitiilor si urmareste rezolvarea acestora in termenul legal;
• centralizează principalii indicatori realizati, verifica modul de îndeplinire a sarcinilor propuse si întocmeşte sinteze, situaţii comparative si analizele activităţilor desfăşurate periodic;
• transmite serviciului public comunitar judetean de evidenta a persoanelor sintezele si analizele întocmite;
• asigura constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

            Pe linia de stare civilă:

• intocmeste la cerere sau din oficiu potrivit legii acte de nastere, de casatorie, de deces si elibereaza certificate doveditoare;
• raspunde de aplicarea întocmai a dispozitiilor legale, a ordinelor si instrucţiunilor care reglementeaza activitate pe linie de stare civila;
• inscrie mentini, in conditiile legii si ale metodologilor, pe marginea actelor de stare civila aflate in pastrare si trimite comunicari de mentiuni pentru inscriere in registre, exemplarul I sau II, dupa caz;
• intocmeste, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de nastere, de casatorie si de deces, in dublu exemplar, si elibereaza persoanelor fizice indreptatite certificate doveditoare privind actele si faptele de stare civila inregistrate;
• inscrie mentiuni pe marginea actelor de stare civila aflate in pastrare si trimit comunicari de mentiuni pentru inscriere in registrele de stare civila – exemplarul I sau, dupa caz, exemplarul II, in conditiile prezentei metodologii;
• elibereaza gratuit, la cererea autoritatilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civila, precum si fotocopii ale documentelor aflate in arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare;
• elibereaza, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind inregistrarea unui act de stare civila, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 9; dovezile cuprind, dupa caz, precizari referitoare la mentiunile existente pe marginea actului de stare civila;
• trimite structurilor de evidenta a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondata unitatea administrativ-teritoriala, in termen de 10 zile de la data intocmirii actului de stare civila sau a modificarilor intervenite in statutul civil, comunicari nominale pentru nascutii vii, cetateni romani, ori cu privire la modificarile intervenite in statutul civil al cetatenilor romani; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaratiile din care rezulta ca persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenta a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. de ultimul loc de domiciliu;
• trimite centrelor militare, pana la data de 5 a lunii urmatoare inregistrarii decesului, documentul de evidenta militara aflat asupra cetatenilor incorporabili sau recrutilor, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 10;
• trimite structurilor de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondata unitatea administrativ-teritoriala, pana la data de 5 a lunii urmatoare, certificatele anulate la completare;
• intocmesc buletine statistice de nastere, de casatorie si de deces, in conformitate cu normele Institutului National de Statistica, pe care le trimit, pana la data de 5 a lunii urmatoare inregistrarii, la Directia Judeteana de Statistica sau a municipiului Bucuresti
• dispune masurile necesare pastrarii registrelor si certificatelor de stare civila in conditii care sa asigure evitarea deteriorarii sau a disparitiei acestora si asigura spatiul necesar destinat desfasurarii activitatii de stare civila;
• atribuie codurile numerice personale, denumite in continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le pastreaza si le arhiveaza in conditii de deplina securitate;
• propune necesarul de registre, certificate de stare civila, formulare, imprimate auxiliare si cerneala speciala, pentru anul urmator, si il comunica anual structurii de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P.;
• reconstituie registrele de stare civila pierdute ori distruse – partial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificand exactitatea datelor inscrise prin semnare si aplicarea sigiliului si parafei;
• primeste cererile de schimbare a numelui pe cale administrativa si documentele prezentate in motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, S.P.C.L.E.P. la care este arondata unitatea administrativ-teritoriala;
• primeste cererile de inscriere de mentiuni cu privire la modificarile intervenite in strainatate, in statutul civil al persoanei, determinate de divort, adoptie, schimbare de nume si/sau prenume, precum si documentele ce sustin cererile respective, pe care le inainteaza D.E.P.A.B.D., in vederea avizarii inscrierii mentiunilor corespunzatoare sau, dupa caz, a emiterii aprobarii;
• primeste cererile de transcriere a certificatelor si extraselor de stare civila procurate din strainatate, insotite de actele ce le sustin, intocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care il inainteaza, impreuna cu intreaga documentatie, in vederea avizarii prealabile de catre S.P.C.J.E.P. in coordonarea carora se afla;
• primeste cererile de rectificare a actelor de stare civila si efectueaza verificari pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate in cuprinsul actelor de stare civila sau a mentiunilor inscrise pe acestea, intocmesc documentatia si referatul cu propunere de aprobare sau respingere si le inainteaza S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, in vederea emiterii dispozitiei de aprobare/respingere de rectificare de catre primarul unitatii administrativ-teritoriale competente;
• primeste cererile de reconstituire si intocmire ulterioara a actelor de stare civila, intocmesc documentatia si referatul prin care se propune primarului unitatii administrativ-teritoriale emiterea dispozitiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.;
• inainteaza S.P.C.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civila, in termen de 30 de zile de la data cand toate filele din registru au fost completate, dupa ce au fost operate toate mentiunile din registrul de stare civila – exemplarul I;
• sesizeaza imediat S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M. Bucuresti – D.S.C., in cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civila cu regim special.
• execută şi alte sarcini primite de la şefii ierarhici;

Alte sarcini:

• depozitează si păstrează listele electorale permanente in fişete metalice;
• executa operaţiuni in listele electorale permanente, în perioadele premergătoare alegerilor;